Zásady ochrany oznamovatelů (whistleblowing) v HOLLANDIA Karlovy Vary, s.r.o.
Cílem těchto zásad je informovat o vnitřním oznamovacím systému společnosti HOLLANDIA Karlovy Vary, s.r.o., IČO: 40522962, se sídlem Klášterec nad Ohří, Pražská 673, PSČ 431 51 (dále jen „společnost“).
V těchto zásadách seznamuje společnost se způsoby, jakými lze podat oznámení o jednání nebo o podezření na protiprávní jednání, které se týká společnosti nebo její činnosti, podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, který zapracovává Směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, v platném znění.
Prostřednictvím těchto zásad společnost dále představuje osobu, kterou určila k přijímání a vyřizování oznámení a plnění dalších povinností dle zákona o ochraně oznamovatelů (tzv. příslušná osoba).
Oznamovatelé
1. Oznamovatelem mohou být vedle zaměstnanců společnosti i další fyzické osoby, které u společnosti vykonávaly či vykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost nebo byly v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti v kontaktu se společností a kterým v této souvislosti postavení oznamovatele přiznává zákon o ochraně zaměstnavatelů. Mezi tyto další oznamovatele tedy patří zejména:
- zaměstnanci agentury práce,
- uchazeči o zaměstnání ve společnosti,
- osoby vykonávající ve společnosti odbornou praxi nebo stáž,
- osoby, které vykonávaly pro společnost činnost na základě smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.
2. Společnost nepřijímá anonymní oznámení.
3. Oznamovatelům se zaručuje zachování důvěrnosti ohledně jejich totožnosti. Informace o totožnosti oznamovatele je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, s výjimkou zákonem stanovených výjimek (např. dožádání ze strany orgánů činných v trestním řízení).
4. Společnost dbá, aby oznamovatelé nebyli vystaveni jakémukoliv odvetnému opatření ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů.5. Tatáž ochrana proti odvetným opatřením jako oznamovatelům náleží i dalším osobám, které nejsou v daném případě oznamovatelem, ale jsou ve vztahu k oznamovateli v určitém postavení, na základě kterého jim tatáž ochrana přísluší dle ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů.
Příslušná osoba
1. Příslušná osoba je osobou, kterou společnost určila k řešení oznámení. Příslušné osoby – zaměstnanci společnosti: Blanka Janouškovcová Marcela Heinicová,
Telefon, e-mailová adresa a poštovní adresa: viz níže oznamovací kanály
2. Příslušná osoba přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti a navrhuje společnosti opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení s výjimkou případu, kdy by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele. Příslušná osoba rovněž vyrozumívá oznamovatele o přijetí oznámení, o jeho důvodnosti a přijatých opatřeních.
3. Příslušná osoba postupuje při výkonu své činnosti nestranně, chrání osobní údaje oznamovatele, zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti příslušné osoby, a nikdo kromě příslušné osoby nemá k oznámením přístup.
Způsoby podání oznámení (oznamovací kanály)
Písemně
- elektronicky e-mailem na oznameni@hollandia.cz
- dopisem zaslaným prostřednictvím provozovatele poštovních služeb na adresu HOLLANDIA Karlovy Vary, s.r.o., Krásné Údolí 151, 364 01 Toužim a na obálku oznamovatel musí uvést „Pouze k rukám příslušné osoby“
Ústně
- na telefonním čísle + 420 722 959 981
- V případě nemožnosti hovor příslušnou osobou přijmout, lze zanechat oznámení formou hlasové zprávy. Oznamovatel v takovém případě souhlasí se zvukovou nahrávkou jeho ústního oznámení.
Osobně
- nejpozději do 14 dní po domluvě s příslušnou osobou na výše uvedenýchkontaktech
Externí oznamovací kanál – Ministerstvo spravedlnosti
Oznamovatel má právo dle své volby učinit oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému, který zřizuje a provozuje Ministerstvo spravedlnosti, a to na kontaktech: e-mail: oznamovatel@msp.justice.cz, telefon: 221 997 840.
Další informace k externímu oznamovacímu systému, ochraně oznamovatele a podání oznámení jsou dostupné na https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.
Obsah oznámení
1. Oznámení musí obsahovat údaje o jménu, příjmení a datu narození oznamovatele nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele. Oznamovatel rovněž sdělí či předá příslušné osobě kontaktní adresu, která slouží zejména k tomu, aby jej příslušná osoba mohla písemně vyrozumět o přijatém oznámení, o důvodnosti oznámení, o přijatých opatřeních.
2. Pokud oznamovatel nesdělí kontaktní údaje, aby jej příslušná osoba mohla písemně vyrozumět o přijetí oznámení, jeho důvodnosti a přijatých opatřeních, má se za to, že oznamovatel si nepřeje být vyrozumíván.
3. V oznámení je třeba uvést skutečnosti, které znamenají či mohou znamenat protiprávní jednání ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů. Úspěšnost vyřízení oznámení může být ovlivněna množstvím informací, údajů a vodítek, které oznamovatel poskytne, a možnostmi je ověřit, proto by oznamovatel měl dbát o to, aby jeho oznámení bylo určité a srozumitelné. Oznamovatel zejména popíše, které oblasti se oznámení týká, jaký je jeho vztah ke společnosti, kdy a jak k jednání došlo či mělo dojít, jak se o něm dověděl, zda a jaké má důkazy k sdělovaným skutečnostem a tyto důkazy, je-li to možné, k oznámení přiložil, zda jsou mu známy dotčené osoby nebo svědci atd.
Podání a vyřízení oznámení
1. S podanými oznámeními se seznamuje pouze příslušná osoba.
2. O přijetí oznámení, jeho vyřízení a dalších případných krocích bude oznamovatel příslušnou osobou informován v zákonných lhůtách. To platí s výjimkou případu, kdy oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
3. Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů, vyrozumí oznamovatele. Obdobně postupuje v případě, kdy oznámení není vyhodnoceno jako důvodné.4. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba informuje oznamovatele o přijatém opatření.
Upozornění
Ochrana dle zákona o ochraně oznamovatelů nenáleží osobě, která učinila vědomě nepravdivé oznámení. Vědomě nepravdivé oznámení je přestupkem a může být sankcionováno příslušným správním orgánem.
Tyto zásady jsou účinné od 15.12.2023.